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无纸化会议系统

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每开一次会,收一堆材料,看一遍就搁下……这是不少人的开会经历。
目前,这种情况正随着无纸化会议系统的推广应用而逐渐消失。
现在开会不再分发纸质资料,而是提供会议密码,通过网上会议系统查看。“这项改革如果在全局大部分会议中全面应用,一年可节约数百万元。” 
据悉,2012年度南京市政协主席会、常委会印刷费用约为7万元,十三届一次全体会议印刷费用约为36万元,录制会议参考材料光盘等约为10万元,全年会务印刷总费用约为53万元。开发建设电子会务系统全套硬件价格为50万元。如使用4年,可节约印刷费用约150万元。“通过智能触控终端阅读资料、查阅文件更方便,开会节奏也快了。”据了解,自从采用无纸化会议系统后,会议准备时间大大缩短,同时也使议程更流畅紧凑,会议效率提高。
“无纸化会议系统是预先将会议资料上传到服务器,其他终端设备可通过网络与服务器相连,会议开始后,服务器文件根据参会者权限自动分发。”该系统支持智能人名显示、按参会人员进行智能排位,文件分类查看、章节定位、批注涂鸦、会议签到、会议投票、会议服务、会议交流、交互式电子白板等。
开会时,每个参会成员面前会有一台可触控智能会议一体终端,以往的纸质材料难觅踪影。参会者要查看相关资料,只需进入系统,轻点相关图标就可查阅批注,并可以把本画面一键触控广播到其他会议终端一起讨论,同时支持其他会议终端退出同屏后,观看其他会议文件,通过触控按键从新回到广播同屏界面,方便快捷。支持移动U盘与其他视频文件VCR等一键同屏到其他会议终端或大屏幕,完成会议系统的智能操作,互联互通!
纸材料的印制、分发消耗了筹备人员的大量精力,还造成森林资源的浪费,环境的破坏,不符合当今环保低碳的潮流,更容易泄密。以往开完会,材料用完就扔了,如今在电子文件上做完笔记后可以转存到电脑里,以备用时随时调取。
此次改造的会议系统目标是建设一个先进、统一的全高清视频会议平台,并能够满足各种不同类型会议的召开。具体来说应达到以下几项要求:
可靠稳定的系统
由于视频会议对业务实时性要求非常高,为了保证系统的稳定,我们首先在设备选型上要选择业内最成熟、最稳定的产品,核心设备(MCU)必须是电信级产品,从方案设计要进行高稳定性的设计并且整个系统需要提供很强的管理手段与事故监测手段(所有系统硬件开机自动检测、历史事件记录、硬件发生故障时,重新自动地完成硬件资源分配、告警提示…)
简单易用的系统
为了保证会议系统的良好效果,最为复杂的是会议前的准备工作,需要中心会场的会议组织人员或系统维护人员占用大量的时间进行调试,与所有分会场的人员进行会议前的沟通和协调。系统建设时应该应考虑会议系统的易用性,由使用部门开机即可使用,免除组织人员或系统维护人员调试时产生的费用和时间成本。
灵活扩展的系统
会议系统符合当今信息技术发展的趋势,我们在本次系统的方案设计中,必须考虑到今后的扩展以及互联互通需求。这就需要我们所提供的产品必须是符合ITU、ISO、IEC、GB标准的,而且适应各种网络环境,我们提供的方案可以方便灵活地进行系统扩展以及互通。
安全保密的系统
会议中经常涉及到交流一些机密信息,因此,系统的安全性就显得尤为重要。我们从方案设计到产品选型,都充分考虑到整个系统的安全性和保密性,整个会议系统分为系统配置管理、业务管理、终端密码授权等多级安全体系,并且核心设备(MCU)的系统配置与管理应支持物理的隔离。
总之,会议系统将是一个先进、稳定的平台,是一套技术领先、高性价、应用灵活的会议系统,能够解决跨地区实时沟通和管理需求,大大提高使用单位整体运作效率。
综上所述,我们根据贵单位会议系统的项目实际应用和需求,采用最新的智能会议产品和先进设计手段,提出本系统方案供用户选择和参考!

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